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Planifiez votre travail et travaillez votre planification : la création d’un chemin critique détaillé



Dans le premier numéro de La pépite d’or, nous avons traité de l’importance que revêtent les buts et les objectifs, vus comme ingrédients essentiels de la réussite d’un événement. Une fois définis ces buts et objectifs, l’étape suivante consiste à établir un plan critique détaillé — autrement dit, un plan de travail.

La gestion d’événements est une fonction stressante. Un organisateur qui n’est pas prêt ne peut se contenter de demander aux participants de revenir le lendemain ou la semaine suivante! Pour établir un plan de travail, il existe une foule d’outils qui vont de la simple liste « à faire », griffonnée sur une feuille, au processus automatisé fondé sur l’exploitation d’un logiciel de gestion de projet. Dans une certaine mesure, le choix du processus à suivre sera fonction de la complexité du projet et de la commodité que procure le mécanisme. Quel que soit votre choix, un même principe de base s’appliquera, à savoir que la réussite de l’organisation d’un événement dépend de la qualité de sa planification.

Forts de ce savoir, tâchez d’établir un plan pour toutes les facettes de votre projet, en procédant à rebours à compter de la date de lancement de l’événement. Par exemple, si des marchandises doivent être expédiées sur les lieux d’une conférence le jour précédant son lancement, examinez les délais de livraison liés à la méthode d’expédition envisagée (par voie aérienne ou terrestre) afin de fixer une date limite pour passer la commande. De même, si vous avez à publier le programme final d’une conférence, prévoyez d’ordinaire un délai de deux semaines à compter de la date d’achèvement de la maquette, ce qui signifie qu’il faudra prévoir au préalable un délai suffisant pour la conception graphique du document et, par extension, pour la confirmation de tous les renseignements détaillés qui y apparaissent.

Lors de la mise au point du plan de travail, il vaut mieux s’attarder à tour de rôle à chacune des facettes de la planification. Par exemple, avant de vous pencher sur les questions de marketing et de communication, dressez une liste des tâches et des délais liés à la fonction de logistique. Vous aurez ensuite le loisir de peaufiner cette liste en ajoutant des sous-catégories — audiovisuel, aménagement des salles, restauration et autres.

À mesure que s’inscrivent les différentes tâches à accomplir dans votre plan de travail, réfléchissez aux personnes qui devraient s’en charger et attribuez les responsabilités en conséquence, directement dans le document. Ainsi, lors de l’examen du plan (une tâche qui devrait être menée régulièrement avec tous les membres de votre équipe de planification), vous saurez si certaines personnes craignent de ne pouvoir respecter les délais — auquel cas vous aurez la possibilité de réaffecter des ressources ou d’offrir une aide supplémentaire.

Une fois le plan de travail achevé, structurez-le (en ordre chronologique, en fonction des ressources ou selon le type de tâche) afin de repérer tout obstacle ayant pu s’y glisser accidentellement. Si vous décelez une tâche dont la date d’achèvement dépasse la date de lancement d’une tâche subordonnée, rajustez l’une ou l’autre date afin de synchroniser le tout (par exemple, le recrutement des conférenciers invités et la promotion du programme de la conférence).

Il arrive parfois qu’un plan de travail prévoie la réalisation simultanée d’un trop grand nombre d’activités, ce qui risque de se solder par la non-réalisation d’une tâche importante. Examinez périodiquement votre plan afin de vérifier s’il s’y trouve des tâches censées débuter ou prendre fin au même moment; le cas échéant, évaluez si les ressources affectées à ces tâches sauront parvenir aux résultats attendus. En cas de doute, prolongez le plancritique lié à la tâche qui pose problème. Il s’agira là d’un élément majeur de votre stratégie d’atténuation des risques.

Parce que les événements surviennent en temps réel, votre plan de travail doit être en constante évolution. Actualisez-le à mesure qu’évolue la conjoncture et que sont menées à bien les tâches. Ainsi, en cas d’imprévu, vous serez prêts à réagir en temps opportun.

N’oubliez pas ce précepte bien connu : planifiez votre travail et travaillez votre planification! On ignore de qui provient cette maxime, mais son respect vous aidera à formuler un plan efficace qui vous vaudra une belle notoriété.

Ressources supplémentaires :

Exemple de modèle de plan de travail :
http://www.london.ca/About_London/PDFs/workplan.pdf

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP


   
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