Spécialistes en planification de conférences et en gestion d'événements
 


Laissez les choses au hasard et il vous jouera des tours – L’importance du plan d’atténuation des risques.



Pour les organisateurs d’événements, le hasard est un ami des beaux jours. S’il donne parfois un coup de pouce, il peut tout aussi bien aggraver les choses. Je ne laisse jamais rien au hasard dans l’organisation d’un événement, car ce serait confier les rênes à l’inconnu et courir des risques inutiles.

Au début de ma carrière en gestion d’événements, quelqu’un m’a dit : « Pense à la première page du journal de demain et assure-toi d’y trouver la photo (et l’article) que tu souhaites… plutôt que celle que tu ne souhaites pas ». Les organisateurs ne doivent rien négliger lorsqu’ils planifient le déroulement d’un événement. Bien souvent, ce sont les détails qui posent un problème, et nous aborderons la planification logistique à une autre occasion. Mais les événements se déroulent en temps réel, et le gestionnaire doit réfléchir à ce qu’il fera en cas d’imprévu ou si le hasard joue contre lui.

Certains aspects d’un événement se prêtent aux plans de rechange. Par exemple, si vous avez réservé une table pour des dignitaires et que certains manquent à l’appel, vous les remplacerez par des invités « tenus en réserve » afin que la table soit complète et que les absences passent inaperçues. Autre exemple, vous veillerez à ce que certains participants prennent la parole pendant la période de questions-réponses afin d’éviter de trop longs silences.

Sachez quelles ressources locales sont accessibles en cas d’urgence et comment y faire appel (p. ex., un imprimeur ouvert tous les jours 24 heures sur 24, le numéro de téléphone de votre fournisseur d’équipement audiovisuel après les heures normales de bureau) ; ayez les coordonnées (sur place et à l’extérieur) de votre personnel essentiel et de vos fournisseurs. Étant donné son expérience, le personnel de l’établissement choisi pour la tenue d’un événement s’avère dans bien des cas une ressource de choix pour parer aux imprévus. Sachez comment communiquer avec les services d’urgence (au lieu de composer le 9-1-1, il faut généralement s’adresser au service de sécurité du bâtiment : de cette façon, les services d’urgence ne perdent pas de temps à appeler la sécurité avant de dépêcher les secours).

Il est impossible de se prémunir contre tous les impondérables. L’essentiel est de pouvoir gérer les plus probables (p. ex., le risque d’un faible taux de participation paraît plus élevé que le risque d’une tornade – à condition de ne pas se trouver dans le Midwest pendant la saison des tornades). Atténuer les risques, c’est aussi savoir réagir aux imprévus : le vol de votre conférencier d’honneur est retardé, il y a des convives supplémentaires au dîner, le personnel recruté pour l’événement n’arrive pas à l’heure dite, etc. La règle d’or, c’est de garder votre sang-froid. Ensuite, il vous faut trouver la solution la plus efficace et la plus économique au problème, le plus rapidement possible et sans trop affecter les participants.

Quelquefois, même lorsqu’on s’est préparé aux pires éventualités, l’imprévu arrive. Notre réaction dans ces circonstances peut sauver la mise. Il y a quelques années, alors que je m’étais rendu de bonne heure à l’hôtel où devait débuter un congrès le matin même, il y a eu une panne de courant. L’hôtel dépendait d’un réseau spécial équipé d’unités d’alimentation de secours redondantes, et personne ne savait quand le courant serait rétabli. Heureusement, le petit déjeuner était prêt, il fallait simplement garder le buffet au chaud. Le temps passait, et nous ne savions toujours pas s’il nous faudrait modifier le programme. Après le petit déjeuner, le conférencier d’honneur – qui était déjà présent – devait prononcer une allocution. Environ la moitié des participants étaient en train de déjeuner dans la salle d’exposition (éclairée par la lumière naturelle et des lumières d’urgence). La salle réservée à la séance plénière, en revanche, n’avait pas d’électricité et ne comptait d’éclairage de secours qu’aux quatre coins de la pièce. Le conférencier d’honneur nous a assurés qu’il pouvait faire son discours sans système de son car il savait projeter sa voix. Nous avons déplacé son podium, qui était sur l’estrade, sous une lumière de secours dans un coin de la pièce, et fixé une lampe de poche à un support pour qu’il puisse lire ses notes. Les techniciens en audio-visuel ont fait office de placeurs, comme au théâtre, et ont escorté les invités à leur place à l’aide de lampes de poche. Le public a assisté à la conférence dans une obscurité quasi totale, trouvant formidable que les organisateurs aient su composer avec ce coup du sort sans paniquer. Heureusement, le courant est revenu peu de temps après, et nous avons pu rebrancher tous les systèmes très rapidement et poursuivre notre programme.

S’il est vrai que le hasard peut ajouter un peu de piquant aux vacances, mieux vaut ne pas s’en remettre à lui pour la totalité du séjour, sous peine de n’avoir nulle part où dormir et de ne rien voir de ce qu’on voulait. Mieux vaut ne rien laisser au hasard non plus dans l’organisation de votre événement, car cela pourrait vous jouer des tours.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

   
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