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Estimation libérale des dépenses et estimation conservatrice des revenus, le fondement d’une budgétisation efficace



La fin de l’année approche et le temps est venu de se pencher sur le budget annuel (en réalité, cette étape a été effectuée il y a plusieurs mois déjà, et dépend de votre fin d’exercice ou cycle budgétaire, mais la saison des fêtes est idéale pour transmettre ce message). Il peut être très difficile d’établir et de gérer les budgets d’événements, car ils comportent de nombreuses variables, comme les sources de revenus, le nombre de participants, les coûts imprévus, etc.

Au moment d’établir un budget, nous adhérons au principe « il faut faire une estimation libérale des dépenses et une estimation conservatrice des revenus », et ce, pas seulement parce que nos bureaux se trouvent dans la capitale nationale, où la politique ressemble parfois à un sport extrême.

Pour élaborer un budget, vous devez d’abord préciser le résultat financier visé :

  • La réalisation d’un profit (plus de revenus que de dépenses)
  • L’atteinte du seuil de rentabilité (les revenus contrebalancent les dépenses)
  • Une dépense prévue au budget de votre organisation (absence de revenus ou revenus peu importants; l’organisation absorbe les frais)

Efforcez-vous maintenant de déterminer quelles seront vos dépenses.

Si vous avez conservé le budget d’un événement similaire tenu antérieurement, il constituera un bon point de départ. Autrement, les catégories de dépenses suivantes vous seront utiles :

  • Coûts liés aux installations (location, hébergement, l’énergie électrique, l’internet, sécurité, superviseur de quai, livraison des colis, etc.)
  • Nourriture et boissons (repas des participants et du personnel, pauses, réceptions, etc., en fonction d’un pourcentage du nombre total de participants, si vous disposez de données antérieures)
  • Audiovisuel (projecteurs, son, éclairage, réglage, ordinateurs, installation et démantèlement, main-d’œuvre)
  • Services aux exposants (coûts liés à l’exposition et aménagement)
  • Marketing et promotion (p. ex., conception graphique, site Web, campagnes électroniques, applications mobiles, publipostages, si absolument nécessaire, programme et guide d’exposition, signalisation)
  • Mise en œuvre du programme (p. ex., honoraires des conférenciers et déplacements, système de gestion des résumés, réunions des comités, divertissement, animateurs)
  • Honoraires professionnels (p. ex., gestionnaire d’événement, photographe, interprètes)
  • Inscription (frais de traitement en ligne, frais de carte de crédit, sacs et cadeaux pour les participants, insignes, cordons, personnel temporaire)
  • Divers (expédition, stationnement, dépenses liées aux réunions, etc.)

La dernière catégorie de dépenses que vous devriez prendre en compte est un fonds de prévoyance. Il y a toujours des éléments que vous n’avez pas prévus lors de l’établissement du budget (p. ex., une campagne sur les médias sociaux) ou dont les coûts dépassent vos prévisions (p. ex., une augmentation inattendue des frais de service en vertu d’une convention collective). Un fonds de prévoyance vous permettra de faire face à ces petites (et parfois grosses) surprises. Selon l’historique de l’événement, un fonds représentant 5 % du budget devrait suffire; toutefois, si c’est la première fois que l’événement a lieu, je vous conseille une réserve de 10 %, sauf si vous êtes vraiment en terrain inconnu (tel que si vous organisez un événement à l’étranger).

Vous avez maintenant une bonne idée des coûts prévus de l’événement. En supposant que votre objectif pour l’événement est de réaliser un profit ou d’atteindre le seuil de rentabilité,

La prochaine étape consiste à calculer les revenus prévus.

  • Vous devez d’abord tenir compte des revenus tirés des commanditaires. En vous appuyant sur un plan de commandites viable, déterminez le montant minimal que vous serez en mesure d’obtenir de vos partenaires en contrepartie d’une visibilité publicitaire.
  • Demandez-vous ensuite si vous allez tirer des revenus de l’exposition et dans l’affirmative, faites une estimation prudente.
  • Abstraction faite des revenus liés aux droits d’inscription et de participation, déterminez les autres sources de revenus possibles (vente aux enchères par écrit, vente de produits dérivés, etc.).
  • Additionnez les revenus de commandites, d’exposition et les autres revenus au profit souhaité. Soustrayez ce montant des dépenses totales pour obtenir le revenu d’inscription visé. Déterminez le nombre minimum probable de participants (et réduisez-le de 10 % par prudence) ainsi que la répartition des participants qui paient leur inscription et ceux dont l’inscription est gratuite. Divisez le revenu d’inscription visé par le nombre de participants payants pour établir vos frais d’inscription moyens. Vous pouvez utiliser un classeur pour calculer chaque type de frais en fonction des catégories établies et de leur importance relative (membres professionnels, non-membres, étudiants, etc.) et d’autres mesures incitatives (p. ex., rabais pour inscription hâtive).

Si l’organisation est assujettie aux taxes, vous pouvez choisir d’ajouter un poste budgétaire réservé aux taxes. Assurez-vous d’utiliser les bons taux et d’inclure les taxes applicables aux revenus et aux dépenses. N’oubliez pas qu’au Canada la taxe provinciale qui s’applique aux revenus est celle en vigueur dans la province où se déroule l’événement.

Vous ne voulez pas avoir de mauvaises surprises financières une fois l’événement terminé. Évaluer les dépenses de façon libérale et les revenus de façon conservatrice permet bien sûr d’être politiquement correct, et se veut aussi judicieux sur le plan financier.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP



   
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