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L’importance cruciale des détails – Bons de commande à la rescousse



Il y a quelques années, j’avais un client qui était un avocat par formation et qui était connu par ses dictons qu’il utilisait fréquemment. L’un d’eux était « Le diable est dans les détails », ce qui ne pourrait pas être plus vrai que pour la planification d’événements.

L’atténuation des risques en ce qui concerne l’exécution d’événements commence par le contrat. Mais quand vous êtes rendus à l’étape de vous assurer que les détails les plus minutieux sont articulés, vous devez vous assurer que toutes les questions possibles sont posées et répondues. Vous devez travailler par l’entremise des procédures de l’établissement et du personnel opérationnel et vous devez vous assurer que vous avez tous la même compréhension des spécifications de besoins.  La plupart des hôtels et centres de congrès utilisent un document qui est normalement identifié comme bon de commande (BEO).  En vue du fait que les bons de commande doivent refléter exactement vos exigences afin que l’hôtel puisse bien comprendre tous vos besoins, vous devez inclure autant de détails que possible. Chez Golden Planners, nous utilisons des feuilles de fonction pour tout décrire y compris les installations des salles, les dimensions de l’estrade, les détails de services de nourriture et des boissons ainsi que les services techniques et télécommunications.

Certains renseignements devraient apparaitre sur chaque feuille de fonction et bon de commande, tels que :

  • Lieu de l’événement (endroit, nom de la salle, etc.)
  • Nom de l’organisateur (personne contact) de cet événement (vous) y compris les coordonnées et les détails pour la facturation
  • La personne responsable du projet sur place (souvent appelé gestionnaire de services de conférence (CSM)
  • Date de l’événement
  • Horaire de l’activité (installation, déroulement et démontage)
  • Installation de la salle (spécifiez le style d’emplacement requis :  tables rondes, style école, etc.)
  • Nombre de personnes attendues

http://tinyurl.com/8xu9ysc

Voici d’autres détails que vous devriez inclure, mais qui dépendent plutôt du type spécifique d’événement que vous planifiez :

  • détails de la nourriture et boissons du menu qui a été choisi
  • les instructions de type de service demandé (service buffet, assiette servie, service gant blanc, etc.)
  • le personnel de service (les barmans, les vendeurs de billets, etc.)
  • détails de l’installation de la salle  (nombre de tables et nombre de chaises à chaque table)
  • le minutage de l’événement (comment l’événement se déroulera y compris le temps prévu des allocutions)
  • la description de l’événement, y compris le nom des conférenciers principaux et le but de l’événement
  • les installations audio-visuelles (de sorte que le personnel responsable pour l’aménagement de la salle saura comment agencer l’emplacement de la salle en considération de l’équipement technique prévu)
  • la grandeur et la hauteur de l’estrade (mise en scène)
  • le plan de l’espace (pour bien identifier comment les installations seront disposées dans la salle)
  • les services de télécommunications requis (lignes de téléphone et service internet)
  • la sécurité
  • les stations d’eau (bouteilles, pichets ou refroidisseurs) vs service d’eau à chaque table
  • les centres de table et décors
  • couleur des nappes, des jupes de table et de l’estrade
  • tous les frais qui s’appliquent (si ce n’est pas sur le bon de commande ou n’a pas été commandé ou approuvé, vous n’avez pas à payer pour ces charges qui pourraient apparaitre sur la facture finale)

Après que l’établissement aura transposé (et oui c’est le mot correct) l’information qui apparait sur vos feuilles de fonction sur leur format de bon de commande, vous devez vérifier les bons de commande très minutieusement afin de vous assurer qu’ils sont exacts et décrivent précisément vos besoins.  Comme exemple, si vous avez indiqué 100 tasses de café sur la feuille de fonction et sur le bon de commande cet item est indiqué comme 1000 tasses, assurez-vous que le bon de commande est corrigé (avant de le signer) ou vous serez facturé pour 1000 tasses de café. Si certaines choses apparaissent sur le bon de commande ne sont pas claires, DEMANDEZ des explications.

Vous devriez fournir vos feuilles de fonction à l’hôtel ou centre de congrès au moins 30 jours avant l’événement (vous pouvez toujours peaufiner la garantie, généralement jusqu’à 72 heures avant la fonction) et l’hôtel ou centre de congrès devrait vous fournir les bons de commande au moins 21 jours avant le premier jour de l’événement. Aussi, il est essentiel de revoir les bons de commande avec le personnel de l’hôtel ou centre de congrès lors d’une réunion pré-conférence avant l’événement afin de reconfirmer vos attentes et besoins.

Si vous avez élaboré vos besoins dans les plus grands détails, ce diable ira chercher quelqu’un d’autre.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP



   
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